Trots op je laboratorium: laat het zien met een keurmerk van Tandgarant!

In de zorg is het steeds vanzelfsprekender om kwaliteitsnormen op te stellen en de kwaliteit van je werk inzichtelijk te maken. Het is logisch dat de tandtechniek hierin meegaat. Steeds vaker worden kwaliteitszorg en het bezit van een keurmerk ook geëist vanuit een zorgverzekeraar, inspectie of belangenorganisatie. Een kwaliteitsnorm had de VLHT al, in de vorm van de Code van de Tandtechniek. Om te voorkomen dat andere partijen eisen gaan stellen aan een tandtechnisch laboratorium, heeft de VLHT besloten om nu ook een kwaliteitslabel te ontwikkelen waarbij we als beroepsgroep zelf de criteria bepalen.

Vóór en dóór de leden
Dit plan voor een keurmerk vóór en dóór de leden van de VLHT is voor het eerst gepresenteerd tijdens de ALV in het najaar van 2021, waar de leden met de ontwikkeling van dit plan hebben ingestemd. Met het keurmerk willen we de kwaliteit van de tandtechnische laboratoria inzichtelijk maken.
Het keurmerk bestaat uit een audit waarbij collega’s uw laboratorium eens in de vijf jaar beoordelen op basis van objectieve criteria. Bij goed gevolg volgen een kwaliteitsregistratie en een certificaat, waarmee u aantoont dat uw laboratorium voldoet aan bijvoorbeeld de eisen van de MDR. Het is een manier om te laten zien dat u trots bent op het vak en uw lab! De naam van dit nieuwe keurmerk is ‘Tandgarant’.

Audits door collega’s
De audit, die een halve dag in beslag neemt, wordt uitgevoerd door twee collega’s tandtechnici. Het auditteam bestaat uit een ‘hoofdauditor’ en een ‘assistent-auditor’. De hoofdauditor is een collega die getraind is door de VLHT en verantwoordelijk is voor de audit. De assistent-auditor is een collega bij wie op korte termijn de audit zal plaatsvinden. Hij/zij krijgt van tevoren een online training en kan op die manier al inzicht krijgen in wat een audit inhoudt en hoe hij zijn of haar eigen lab nog beter kan voorbereiden op de eigen audit. Dit stimuleert het leren van en met elkaar!

Toetsingskader
Het lab wordt getoetst op basis van objectieve criteria. Hierbij is de, reeds jaren bij de VLHT leden bekende Code van de Tandtechniek de basis. De code heeft verschillende thema’s waarop getoetst wordt. Naast organisatorische aspecten, zoals werkprocessen die de werkbonnen beschrijven en de controle van binnengekomen werkstukken, wordt er ook getoetst op aspecten als infectiepreventie, RI&E, AVG, klachtafhandeling en scholing.

Proces van de audit
Wanneer u zich opgeeft voor een audit zal een hoofdauditor contact met u opnemen om de audit door te nemen. Wat kunt u verwachten, hoe werkt het, hoe ziet de audit eruit, hoe kunt u zich voorbereiden en met wie wenst het auditteam te spreken. Daarnaast plant de hoofdauditor een datum. Ook zult u gevraagd worden om mee te gaan als assistent-auditor bij een audit van een collega.
Voorafgaand aan de audit worden twee vragenlijsten ingevuld: de RI&E en de vragenlijst voor de Code van de Tandtechniek. Deze worden in hetzelfde portaal ingevuld. Aan de hand van de vragenlijsten gaat het laboratorium na hoe het ervoor staat en wat er nog aangepast/verbeterd kan worden. Ook is daar ruimte om specifieke vragen vooraf te stellen, mocht u die hebben.
De audit zelf duurt ongeveer één dagdeel. Na een korte kennismaking vindt er een rondleiding door het laboratorium plaats. Vervolgens zijn er gesprekken met verschillende medewerkers, onder andere ook met de eigenaar van het laboratorium. Na afloop van de gesprekken zal het auditteam de eerste bevindingen terugkoppelen en daarbij aangeven welke verbeteringen mogelijk of nodig zijn.
De nadruk bij een audit ligt vooral op het motiveren en stimuleren en niet op het wijzende vingertje. Dat past ook niet binnen de beroepsgroep.

Wat levert het op?
Na ongeveer twee weken ontvangt het laboratorium het rapport met daarin eventuele aanbevelingen en/of tekortkomingen. Deze laatste zijn aspecten die wettelijk op orde moeten zijn en dan ook op korte termijn opgepakt moeten worden.
De audit geeft u inzicht in hoe uw laboratorium ervoor staat en in uw handelen. Dit is waardevolle informatie om hiermee de dienstverlening naar patiënten en tandartsen nog verder te optimaliseren; het biedt de mogelijkheid om uzelf met uw lab te onderscheiden.
Als tijdens de audit blijkt dat er nog verbeteringen nodig zijn en daarbij tevens blijkt dat u hulp nodig heeft om aan de norm te voldoen, dan kan het visitatieteam u daarbij helpen. Beperkte hulp van het auditteam is bij de prijs van de audit inbegrepen.

Kosten
Om de kosten voor de audit zo laag mogelijk te houden is ervoor gekozen om het auditteam te laten bestaan uit een betaalde hoofdauditor en een onbetaalde assistent-auditor. Deze assistent-auditor is een collega van wie het laboratorium in de nabije toekomst geaudit wordt. De kosten van de audit en het proces daaromheen en de opname in het register van het keurmerk zijn: bedrijven zonder personeel betalen 500 euro. Bedrijven met maximaal 10 werknemers betalen 750 euro en de grotere bedrijven 1000 euro.
De volgende audit wordt vervolgens in principe na verloop van 5 jaar uitgevoerd.

Uitrol van de audit
In 2022 en 2023 is de audit verder ontwikkeld en in 2023 zijn de eerste drie labs bezocht en vervolgens gecertificeerd. Het auditteam staat nu klaar om nieuwe deelnemers te verwelkomen en audits uit te voeren. U kunt vanaf nu aan het secretariaat doorgeven dat u ingepland wilt worden voor een audit.
Klik hier voor meer informatie over Tandgarant en aanmelding voor een audit.